Wareneingang
Lieferscheine digital erfassen
Der Lieferschein ist der Moment, in dem Ware im Betrieb ankommt. Wer ihn fotografiert, statt ihn abzulegen, hat den Bestand aktualisiert, bevor die Kiste im Regal steht.
Vom Papier zur Position
Ein Lieferschein ist ein Beleg, kein Datensatz. Die Ware ist da, im System steht sie noch nicht – bis jemand die Positionen abtippt. Genau das passiert oft tagelang nicht, weil das Büro anderes zu tun hat.
Steinbeck liest den fotografierten Beleg aus und schlägt die Positionen vor. Mengen und Artikelnummern werden zur Prüfung angezeigt; bestätigt wird, was tatsächlich geliefert wurde.
- Beleg per Handy-Kamera erfassen
- Positionen mit Menge und Artikelnummer
- Prüfen und korrigieren vor der Buchung
- Beleg bleibt am Vorgang erhalten
Abgleich mit dem eigenen Katalog
Die Artikelnummer des Großhändlers ist selten die eigene. Steinbeck gleicht die Positionen mit dem Materialkatalog ab und zeigt Übereinstimmungen – bei Unbekanntem kann ein neuer Artikel entstehen.
Wer einen gepflegten Katalog hat, bucht den Lieferschein in wenigen Minuten. Wer ihn noch aufbaut, hat mit jedem Beleg einen Artikel mehr.
- Zuordnung zu bestehenden Artikeln
- Neue Artikel aus dem Beleg anlegen
- Hersteller und Maß übernehmen
- Lieferantenpreis dokumentierbar
Buchen, wohin die Ware gehört
Ware kommt nicht immer ins Lager. Sie kommt direkt auf ein Fahrzeug, weil sie morgens gebraucht wird, oder auf eine Baustelle, weil sie dort verbaut wird.
Deshalb fragt die Buchung nach dem Ziel. Die Mengen werden aufgeteilt, wenn nötig: ein Teil ins Lager, ein Teil ins Auto. Der Bestand ist anschließend dort, wo die Ware tatsächlich ist.
- Ziel Lager, Fahrzeug oder Baustelle
- Aufteilung einer Lieferung möglich
- Bewegung mit Datum und Name erfasst
- Kein doppelter Wareneingang
Was die Digitalisierung wirklich spart
Es geht nicht nur um Ordnung. Es geht um die Frage, ob der Einkaufspreis stimmt, ob die bestellte Menge angekommen ist und ob eine Rechnung bezahlt werden darf, bevor der Beleg gefunden ist.
Ein digital erfasster Lieferschein ist in dem Moment auffindbar, in dem er gebraucht wird – bei der Rechnungsprüfung, bei einer Reklamation oder wenn ein Artikel im Regal fehlt.
- Beleg zur Rechnungsprüfung griffbereit
- Differenzen zwischen Bestellung und Lieferung sichtbar
- Reklamation mit Beleg belegbar
- Kein Ordner, der voll wird
Fotos als Nachweis bei Rückgaben
Dasselbe Prinzip hilft bei der Rückgabe von Werkzeug und Material: Zustand fotografieren, kurz notieren, buchen. Bei Schäden ist damit geklärt, wie das Gerät aussah, als es zurückkam.
Der Aufwand liegt bei wenigen Sekunden – der Nutzen entsteht Monate später, wenn jemand wissen will, was passiert ist.
- Foto bei Rückgabe und Schaden
- Notiz am Vorgang
- Verlauf je Artikel und Gerät
- Nachvollziehbar ohne Zuruf
Häufige Fragen
Was, wenn die Erkennung eine Position falsch liest?+
Jede erkannte Position ist ein Vorschlag und wird vor der Buchung bestätigt. Falsche Mengen lassen sich direkt korrigieren – gebucht wird erst nach der Freigabe.
Werden Belege irgendwo veröffentlicht?+
Nein. Lieferscheine, Fotos und Preise gehören zu Ihrem Betriebskonto und sind ausschließlich nach Anmeldung mit passender Berechtigung sichtbar.
Geht das auch mit Lieferscheinen ohne Artikelnummern?+
Ja, dann über Bezeichnung und Menge. Ein gepflegter Katalog mit Alternativbezeichnungen erhöht die Trefferquote deutlich.
Passt dazu
Jetzt Steinbeck entdecken
Inventar, Fahrzeuge, Werkzeuge, Material und Baustellen zentral verwalten – mit Steinbeck.